Last updated: August 2025

1. Introduction

Shift+Enter Summit (“we”, “our”, “us”) is committed to protecting your personal data. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and protect information in connection with the Shift+Enter Summit 2025 and related community activities.

2. Data Controller and Contact

Data Controller: Shift+Enter Summit Organizing Team, Budapest, Hungary
Contact: summit@shiftenter.hu

Ticketing via Cooltix

Tickets are sold through Cooltix. For ticket purchases, payment processing, invoicing, and related customer support, Cooltix acts as an independent data controller in addition to us. Their Data Privacy Policy applies alongside this notice: https://support.cooltix.com/hu/articles/6912348-adatkezelesi-szabalyzat
English version: https://support.cooltix.com/en/articles/6912348-data-privacy-policy

Responsibilities in brief
• Cooltix: ticket sales, payment processing, invoicing, anti‑fraud, customer support concerning orders.
• Shift+Enter Summit: event communications, session and agenda management, attendee experience, speaker management, community updates, post‑event feedback.

3. What Data We Collect

We only collect data that is necessary for running the event and community.

• Registration and attendance data: name, email, organisation, job role, country, dietary preferences if provided, ticket type, check‑in status.
• Payment data: handled by Cooltix and its payment partners. We do not receive or store full card details.
• Speaker submissions: name, bio, portrait photo, session abstracts, links.
• Communications: emails, surveys, feedback forms, support requests.
• Technical data: cookie identifiers, IP address, device and browser information, basic analytics.
• Media: event photos and recordings. See section 6.

4. Purposes and Legal Bases

• Event registration and access (contract).
• Invoicing and accounting (legal obligation).
• Event operations and safety such as capacity management and incident handling (legitimate interest).
• Photography and recordings for documentation and community storytelling (legitimate interest; consent where required for identifiable close‑ups or promotional uses).
• Newsletters and community updates (consent).
• Improving our event through surveys and analytics (legitimate interest).

Where processing is based on consent, you can withdraw it at any time without affecting prior lawful processing.

5. Data Sharing and Processors

We use trusted service providers under written agreements.

• Cooltix (independent controller) for ticketing, payments, and invoicing.
• Email and newsletter tools to send transactional messages and opt‑in updates.
• Event operations vendors as needed, for example catering partners for dietary requests.
• Media partners and photographers for capturing and editing event imagery under our instructions.

We only share attendee leads with sponsors if you explicitly opt in or actively share your details with a sponsor (for example by scanning a QR badge at a sponsor booth).

6. Event Photography and Recordings

We document the event with photos and video. Images may include wide crowd shots and atmosphere visuals.
• We rely on legitimate interest for general documentation and community reporting.
• For identifiable close‑ups or promotional features, we prefer consent or provide clear opt‑out paths where feasible.
• Local civil law allows use of crowd scenes or public appearances without individual consent; you may object by telling the photographer or contacting us.
• If you appear in an image and prefer us not to use it online, email summit@shiftenter.hu with the relevant link or context; we will review and, where feasible, remove or blur the image.

7. International Data Transfers

Our core systems are selected with EU data hosting in mind. If a service provider stores or accesses data outside the EEA, we use safeguards recognised under the GDPR, such as Standard Contractual Clauses.

8. Retention Periods

• Registration and invoicing records: up to 5 years to meet legal obligations.
• Feedback and analytics: up to 2 years.
• Speaker submission data: for the conference cycle and archival records for maximum 3 years.
• Newsletter data: until you unsubscribe.
Media: retained for our historical archive unless an objection is upheld.

9. Your Rights

You have the right to request access, rectification, erasure, restriction, portability, and to object to processing based on legitimate interests, as well as the right to withdraw consent.

We respond to rights requests without undue delay and within one month of receipt. This may be extended by up to two additional months for complex or multiple requests. You will be informed within one month if an extension is needed and why. Submit requests to summit@shiftenter.hu.

10. Complaints

If you have concerns, please contact us first. You also have the right to lodge a complaint with the Hungarian data protection authority (NAIH):
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36 (1) 391 1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Web: https://naih.hu/

11. Cookies and Analytics

We use necessary cookies for core site functions and, with your consent, analytics cookies to understand traffic and improve usability. You can manage preferences in our cookie banner or via your browser settings.

12. Updates

We may update this notice from time to time. The latest version is published on our website.

Adatkezelési tájékoztató – Shift+Enter Summit

Frissítve: 2025. augusztus

1. Bevezetés

A Shift+Enter Summit (“Szervezők”) elkötelezett a személyes adatok védelme mellett. Ez a tájékoztató bemutatja, hogy milyen adatokat kezelünk, milyen célból és jogalapon, kikkel osztjuk meg azokat, meddig őrizzük meg, valamint milyen jogok illetik meg az érintetteket.

2. Adatkezelő és elérhetőség

Adatkezelő: Shift+Enter Summit Szervezői Csapat, Budapest, Magyarország
Kapcsolat: summit@shiftenter.hu

Jegyértékesítés – Cooltix

A jegyeket a Cooltix rendszerén keresztül értékesítjük. A vásárlásokkal, fizetéssel, számlázással és rendeléstámogatással kapcsolatos személyes adatok tekintetében a Cooltix önálló adatkezelőként jár el. Az ő adatvédelmi szabályzatuk a jelen tájékoztató mellett irányadó: https://support.cooltix.com/hu/articles/6912348-adatkezelesi-szabalyzat
Angolul: https://support.cooltix.com/en/articles/6912348-data-privacy-policy

Felelősségek röviden
• Cooltix: jegyértékesítés, fizetés, számlázás, csalásmegelőzés, rendelésügyfélszolgálat.
• Shift+Enter Summit: rendezvénykommunikáció, programkezelés, résztvevői élmény, előadói folyamatok, közösségi hírlevelek, utólagos visszajelzések.

3. Kezelt adatok köre

• Regisztráció és részvétel: név, e‑mail, szervezet, munkakör, ország, étkezési igény (ha megadja), jegytípus, beléptetési státusz.
• Fizetési adatok: a Cooltix és fizetési partnerei kezelik. Teljes kártyaadatokat nem kapunk és nem tárolunk.
• Előadói pályázatok: név, bemutatkozás, portré, előadás‑leírások, linkek.
• Kommunikáció: e‑mailek, kérdőívek, visszajelzések, ügyfélszolgálati megkeresések.
• Technikai adatok: cookie‑azonosítók, IP‑cím, eszköz és böngésző adatai, alapvető analitika.
• Média: rendezvényen készült fotók és videók. Lásd a 6. pontot.

4. Célok és jogalapok

• Részvétel biztosítása és ügyvitel (szerződés teljesítése).
• Számlázás, adózási kötelezettségek (jogi kötelezettség).
• Rendezvényszervezés és biztonság például kapacitáskezelés, incidenskezelés (jogos érdek).
• Fotózás és felvételek készítése a rendezvény dokumentálására és közösségi bemutatására (jogos érdek; azonosítható közeli felvételek vagy promóciós felhasználás esetén hozzájárulás, ahol szükséges).
• Hírlevelek és közösségi tájékoztatók (hozzájárulás).
• Fejlesztés, analitika a rendezvény javítása érdekében (jogos érdek).

A hozzájárulás bármikor ingyenesen visszavonható, ez nem érinti a visszavonás előtti jogszerű adatkezelést.

5. Adatmegosztás és adatfeldolgozók

Megbízható szerződött partnerekkel dolgozunk.

• Cooltix (önálló adatkezelő) jegyértékesítés, fizetés, számlázás.
• E-mail és hírlevél szolgáltatók tranzakciós és hozzájáruláson alapuló üzenetekhez.
• Rendezvényüzemeltetési partnerek például catering az étkezési igények teljesítéséhez.
• Fotósok, videósok a felvételek elkészítéséhez és szerkesztéséhez a Szervezők utasításai szerint.

Szponzorokkal csak kifejezett hozzájárulás esetén osztunk meg személyes adatot, illetve ha Ön saját döntésével ad meg nekik adatot (például QR-kódos badge szkennelésével a szponzor standján).

6. Fotózás és felvételek

A rendezvényt fotózzuk és videózzuk. A képek között lehetnek tömegfelvételek és hangulatképek.
• Általános dokumentáció céljából jogos érdek alapján járunk el.
• Azonosítható közeli vagy kiemelt promóciós felvételeknél törekszünk hozzájárulásra vagy egyértelmű leiratkozási lehetőség biztosítására.
• A polgári jog a tömegfelvétel és nyilvános közéleti szereplés eseteiben nem ír elő egyedi hozzájárulást. Tiltakozhat a fotósnál vagy jelezheti kérését e‑mailben.
• Ha Ön szerepel egy nyilvános képünkön és kéri annak eltávolítását vagy elhomályosítását, írjon a summit@shiftenter.hu címre a hivatkozással.

7. Nemzetközi adattovábbítás

Elsődlegesen EU‑alapú tárhelyeket és szolgáltatásokat választunk. Ha adat az EGT‑n kívülre kerül, a GDPR által elismert garanciákat alkalmazzuk, például Szerződéses Klauzulákat.

8. Megőrzési idők

• Regisztrációs és számlázási adatok: legfeljebb 5 év jogszabályi kötelezettség miatt.
• Visszajelzések és analitika: legfeljebb 2 év.
• Előadói adatok: a konferencia ciklusa, archív célból legfeljebb 3 év.
• Hírlevél adatok: leiratkozásig.
• Média: történeti archívum céljából, eltávolítási kérelem elbírálásáig.

9. Érintetti jogok

Önt megilleti a hozzáférés, helyesbítés, törlés, korlátozás, adathordozhatóság, valamint a tiltakozás joga a jogos érdeken alapuló kezelés ellen, továbbá a hozzájárulás visszavonásának joga.

Kérelmeire indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 1 hónapon belül válaszolunk. Indokolt esetben ez legfeljebb további 2 hónappal hosszabbítható; erről egy hónapon belül értesítést küldünk. Kérelmeit a summit@shiftenter.hu címen várjuk.

10. Jogorvoslat

Elsődlegesen kérjük, keressen minket. Panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH) is élhet:
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36 (1) 391 1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Web: https://naih.hu/

11. Sütik és analitika

A működéshez szükséges sütiket használjuk, valamint – hozzájárulás esetén – analitikai sütiket a forgalom és használhatóság mérése érdekében. Beállításait a süti felületen vagy böngészőjében módosíthatja.

12. Frissítések

A tájékoztató időről időre frissülhet. Az aktuális verzió a honlapon érhető el.